Mencari tenaga IT yang tepat bukan hal mudah. ManpowerGroup mencatat bahwa 77% perusahaan kesulitan menemukan kandidat dengan skill yang mereka butuhkan. Kondisi ini mendorong banyak bisnis untuk melirik IT outsourcing sebagai solusinya.
Wajar saja kalau tren ini terus tumbuh. Pasar IT outsourcing global diproyeksikan mencapai $651,54 miliar pada 2025 dan bisa menyentuh $850,73 miliar pada 2030. Artinya, semakin banyak bisnis yang mengandalkan IT outsourcing untuk mengoptimalkan operasional dan fokus pada kompetensi utama mereka.
Baca Juga: In-House Developer vs IT Outsourcing, Mana Lebih Hemat?
Kalau Anda sedang mempertimbangkan IT outsourcing untuk bisnis, artikel ini hadir untuk membantu. Admin akan bahas kesalahan-kesalahan yang paling sering terjadi agar Anda bisa menghindarinya.
Belum Memahami Kebutuhan dan Ruang Lingkup Bisnis Sendiri
Sebelum mulai mencari perusahaan IT outsourcing, pastikan Anda sudah tahu apa yang benar-benar dibutuhkan bisnis Anda. Vendor yang baik pun butuh informasi yang jelas dari Anda sebelum bisa memberikan solusi yang tepat.
Coba jawab beberapa pertanyaan ini sebelum mulai:
- Apa masalah utama dalam sistem IT bisnis Anda saat ini?
- Apakah Anda butuh dukungan jaringan, keamanan data, atau pengelolaan cloud?
- Apa target yang ingin dicapai dalam jangka pendek dan jangka panjang?
- Fungsi mana yang bisa tetap dikerjakan in-house dan mana yang perlu di-outsource?
Tidak Melakukan Riset dan Hanya Fokus pada Harga
Harga murah memang menarik, tapi menjadikannya satu-satunya pertimbangan adalah kesalahan yang sering berujung penyesalan. Vendor dengan tarif Rp200.000 per jam mungkin menggunakan developer junior dengan pengalaman terbatas, sementara vendor dengan tarif Rp500.000 per jam bisa menyelesaikan pekerjaan yang sama lebih cepat dan berkualitas.
Sebelum memutuskan, lakukan riset yang cukup:
- Baca ulasan, testimoni, dan studi kasus dari klien sebelumnya
- Cek portofolio dan domain keahlian vendor
- Pastikan vendor punya pengalaman di industri Anda
- Shortlist minimal 5 vendor, bandingkan layanan dan pendekatannya
- Minta CV developer atau anggota tim yang akan mengerjakan proyek Anda
Harga murah bukan jaminan hasil yang baik. Pilih perusahaan IT outsourcing yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Mengabaikan Detail Kontrak dan SLA
Service Level Agreement (SLA) adalah dokumen yang mengatur hak dan kewajiban antara Anda dan perusahaan IT outsourcing. Namun, detail kontrak sering kali tidak dicermati dengan baik sebelum ditandatangani. Kontrak yang detail di awal bisa menghindarkan Anda dari konflik yang tidak perlu di kemudian hari.
Pastikan kontrak mencakup:
- Waktu respons untuk setiap jenis masalah IT
- Prosedur eskalasi jika terjadi gangguan sistem
- Jaminan keamanan data, terutama untuk informasi sensitif
- Klausul penghentian kontrak jika layanan tidak sesuai ekspektasi
- Statement of Work (SOW) yang jelas tentang peran dan tanggung jawab masing-masing pihak
Meremehkan Faktor Keamanan Data
Kebocoran data atau serangan siber bisa terjadi kalau perusahaan IT outsourcing yang Anda pilih tidak menerapkan standar keamanan yang ketat.
Sebelum memilih vendor, tanyakan hal-hal berikut:
- Enkripsi data seperti apa yang mereka gunakan?
- Apakah ada sistem firewall dan pemantauan ancaman secara aktif?
- Bagaimana kebijakan backup data mereka?
- Apakah mereka punya sertifikasi seperti ISO 27001 atau SOC 2?
Ingat, keamanan data pelanggan tetap menjadi tanggung jawab bisnis Anda, meskipun pengelolaannya diserahkan ke pihak ketiga.
Memilih Skema Fixed Price Tanpa Pertimbangan Matang
Fixed price terdengar aman karena memberikan kepastian anggaran. Tapi dalam praktiknya, skema ini sering kali justru lebih mahal dan berisiko.
Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:
- Vendor biasanya menambahkan buffer biaya hingga 50% untuk menutup risiko proyek
- Setiap perubahan ruang lingkup akan masuk ke prosedur change request yang memakan waktu dan biaya tambahan
- Kualitas bisa berkurang karena vendor lebih fokus menekan biaya daripada menghasilkan produk terbaik
- Untuk proyek yang kompleks atau dinamis, model time and material atau dedicated team biasanya lebih fleksibel dan menguntungkan kedua belah pihak.
Tidak Memikirkan Skalabilitas Jangka Panjang
Kebutuhan IT bisnis Anda pasti akan berubah seiring waktu. Kalau perusahaan IT outsourcing yang Anda pilih tidak bisa mengikuti perkembangan itu, Anda terpaksa ganti vendor di tengah jalan. Hal ini memerlukan biaya transisi dan gangguan operasional yang tidak kecil.
Pastikan vendor yang Anda pilih:
- Punya layanan yang fleksibel dan bisa disesuaikan seiring pertumbuhan bisnis
- Mendukung teknologi terkini seperti AI, IoT, atau cloud computing
- Mampu beradaptasi dengan penambahan jumlah pengguna, server, atau kebutuhan integrasi baru
Tim Internal Tidak Siap dan Komunikasi Tidak Terstruktur
Menurut studi Project Management Institute (PMI), komunikasi yang tidak efektif adalah penyebab utama kegagalan outsourcing proyek. Sebelum mulai bekerja dengan perusahaan IT outsourcing, pastikan tim internal Anda sudah siap dan paham dengan perubahan yang akan terjadi.
Beberapa hal yang perlu disiapkan:
- Jelaskan ke tim internal mengapa perusahaan memilih outsourcing dan apa manfaatnya
- Tentukan model komunikasi yang jelas, jangan hanya mengandalkan email
- Jadwalkan pertemuan rutin dengan tim vendor, baik harian, mingguan, atau bulanan
- Gunakan tools kolaborasi seperti project management software untuk memastikan semua pihak selaras
- Follow-up setiap diskusi penting dengan catatan tertulis agar tidak ada detail yang terlewat
Terlalu Bergantung pada Vendor
Menyerahkan semua urusan IT ke vendor memang terasa praktis, tapi ketergantungan penuh justru berisiko. Kalau vendor menghadapi masalah internal atau kualitas kerjanya menurun, bisnis Anda bisa ikut terdampak.
Pertahankan sebagian keahlian IT di tim internal untuk fungsi-fungsi yang paling kritikal bagi bisnis. Dengan begitu, Anda tetap punya kontrol atas operasional dan tidak sepenuhnya bergantung pada pihak luar.
Tidak Punya Exit Strategy
Exit strategy adalah rencana yang disiapkan sejak awal jika suatu saat harus berganti perusahaan IT outsourcing. Ini disebabkan karena situasi bisa berubah, seperti vendor bisa bermasalah, kualitas bisa menurun, atau kebutuhan bisnis bisa bergeser.
Pastikan dari awal sudah ada rencana yang jelas jika suatu saat harus berganti vendor, mencakup:
- Prosedur transfer data
- Knowledge sharing ke tim internal atau vendor baru
- Jaminan keberlangsungan layanan selama masa transisi
Mengapa GeekGarden Jadi Pilihan IT Outsourcing yang Tepat?
GeekGarden adalah perusahaan pengembangan IT yang berdiri sejak 2007. Dalam perjalanannya, GeekGarden sudah menangani proyek nasional hingga internasional, termasuk klien di Rusia.
Baca Juga: Mengapa Bisnis B2B Wajib Memilih Perusahaan IT Bersertifikat ISO?
Berikut alasan mengapa GeekGarden menjadi jawaban atas kesalahan-kesalahan yang sering terjadi saat memilih IT outsourcing:
- Kredibilitas yang terverifikasi. GeekGarden memiliki sertifikasi resmi ISO 9001:2015, ISO/IEC 27001:2022, terdaftar di PSE Kominfo dan D-U-N-S. Oleh karena itu, Anda tidak perlu khawatir soal standar keamanan dan kualitas layanannya.
- Memahami kebutuhan klien sejak awal. Setiap proyek selalu dimulai dengan memahami akar permasalahan klien. GeekGarden tidak langsung menawarkan solusi tanpa benar-benar mengerti kebutuhan bisnis Anda.
- Orientasi kerja sama jangka panjang. GeekGarden tidak memandang klien sekadar proyek. Pendekatan mereka berbasis komitmen dan kemitraan berkelanjutan, sesuai dengan nilai kerja Fun, Famous, Creative, dan Competitive.
- Portofolio yang beragam. GeekGarden sudah menangani berbagai jenis platform IT seperti CRM, ERP, e-commerce, dan HRIS untuk berbagai industri. Beberapa kliennya antara lain MRA Group, VONIX, dan Nagamas Motor.
Kesimpulan
Memilih IT outsourcing yang tepat butuh persiapan yang matang. Hindari kesalahan-kesalahan di atas agar investasi IT Anda benar-benar memberikan hasil yang optimal untuk bisnis.
Hubungi tim GeekGarden sekarang melalui WhatsApp 628112633681 dan konsultasikan kebutuhan IT outsourcing bisnis Anda.
